Business Travel
Jede Geschäftsreise ist anders.
Mal geht es um den kurzfristigen Flug zu einem wichtigen Kundentermin, mal um die Reiseplanung für ein ganzes Projektteam. Flüge, Hotels, Bahnreisen, Mietwagen, Transfers und kurzfristige Umbuchungen müssen reibungslos organisiert werden. Und das meist unter hohem Zeitdruck.
Genau dafür braucht es schlanke Prozesse
Die Stolpersteine …
bei der Buchung
- Mitarbeitende wissen nicht, wie viel ein Hotel kosten darf
- Buchungsklasse bei Flügen
- Budgetüberschreitung
Die Stolpersteine …
bei der Verwaltung
Die Stolpersteine …
bei der Abrechnung
- Mangelhafte „Beleghygiene“: Verlorene Quittungen, verblasste Thermopapiere von Taxifahrten oder unleserliche Bewirtungsbelege verzögern die Freigabe. Ohne ordnungsgemäßen Beleg drohen Probleme bei der Betriebsprüfung. Fehler beim Verpflegungsmehraufwand (VMA): Das deutsche Steuerrecht unterscheidet strikt nach Reisedauer (unter 8 Stunden, ab 8 Stunden, volle 24 Stun
- Buchungsklasse bei Flügen
- Budgetüberschreitung
Wie organisiere ich unsere Geschäftsreisen?
Jede Geschäftsreise ist anders. Mal brauchst Du Hotelzimmer für 100 Teilnehmer ein. Mal sollst Du eine Konferenz in Tel Aviv organisieren. Am besten gestern. Und mit allem Drum und Dran: Mietwagen, Abendessen, Transport und was sonst noch alles anfällt.
Ach ja – abgerechnet werden muss das Ganze natürlich auch. Zeitsparend und effektiv.
Dafür biete ich maßgeschneiderte Lösungen
1. Stolpersteine bei der Buchung
- Fehlende oder unklare Reiserichtlinien: Wenn Mitarbeitende nicht genau wissen, wie viel ein Hotel kosten darf oder welche Buchungsklasse bei Flügen erlaubt ist, führt dies zu Budgetüberschreitungen und internen Konflikten.
- „Wildwuchs“ bei den Buchungskanälen (Leakage): Beschäftigte buchen eigenständig über verschiedene Endverbraucher-Portale statt über ein zentrales Firmensystem. Das erschwert das Controlling, verhindert Mengenrabatte und führt zu unübersichtlichen Einzelrechnungen. [1]
- Falsche Rechnungsadresse: Ein extrem häufiger Fehler. Lautet die Rechnung auf den Namen des Mitarbeiters statt auf den exakten Firmennamen inklusive korrekter Adresse, kann das Unternehmen die Vorsteuer beim Finanzamt nicht geltend machen.
2. Stolpersteine bei der Verwaltung
- Missachtung der Fürsorgepflicht (Duty of Care): Unternehmen müssen im Notfall (z. B. Naturkatastrophen, Streiks oder politische Unruhen) jederzeit wissen, wo sich ihre Mitarbeitenden aufhalten, um sie unterstützen zu können. Bei verstreuten Buchungen ist dieses Tracking kaum möglich.
- Vorkasse-Frust bei Mitarbeitenden: Müssen Angestellte hohe Summen für Flüge und Hotels privat auslegen, sorgt das für Unmut. Fehlen zudem klare Prozesse für Firmenkreditkarten, verzögert sich die Buchung oft komplett. [1]
3. Stolpersteine bei der Abrechnung