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Wie behalte ich alle Reisekosten im Blick? 

Fahrtkosten mit Zug, Flugzeug oder PKW mit Entfernungspauschale, Übernachtungskosten (Hotelrechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, Verpflegungsmehraufwand inkl. Pauschalen, An- und Abreisetage, Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Messetickets – Um alle Kosten und Auflagen für Business-Reisen im Blick zu behalten braucht es einen strukturierten Prozess aus digitaler Erfassung und passender Software.

Die Stolpersteine bei der Reisekostenabrechnung

  • Ich muss eine Kostenübernahmeerklärung an das Hotel schicken, dass das Zimmer garantiert ist oder von der Firma zentral bezahlt wird.
  • Das Hotel erstellt eine falsche Rechnung, da die Adresse nicht ganz korrekt ist.
  • Ich muss meine private Kreditkarte nutzen
  • Bei der Reisekostenabrechnung müssen Hotelbelege manuell erfasst werden
  • Ich verliere Belege und muss Eigenbelege ausstellen

 

Wie sähe denn ein optimaler Prozess aus?

  • Der Reisende bucht und im Hintergrund wird die Firmenkreditkarte direkt an das Hotel zur Garantie übermittelt.
  • Die Buchung geht automatisch an die Corporate Security Abteilung des Unternehmens und unterstützt das Traveller Tracking ("Lieferkettengesetz")
  • Der Reisende übernachtet im Hotel und braucht beim Checkout nicht zu bezahlen
  • Nach dem Ende der Reise macht der Reisende seine Reisekostenabrechnung und muss keine Daten mehr zur Hotelbuchung eingeben.
  • Die Buchung/Bezahlung ist automatisch in das ERP-System übermittelt worden
  • Das Travelmanagement sieht die Buchung im Dashboard und hat alle Daten für Vertragsverhandlungen vorliegen

 

Der Experte macht den Unterschied

  • Der derzeitige Prozess wird genau analysiert
  • Mit den Stakeholdern (Finance, Einkauf usw.) wird der optimale Prozess entwickelt
  • Ein Projektplan mit Meilensteinen, kritischem Pfad und Budget wird entwickelt
  • Die Implementierung erfolgt gemäß der Anforderungen und innerhalb des Budgets